رویداد اجایل‌دی (Agile Day) به صورت گردهم‌آیی‌های مجازی یا حضوری، هر بار به میزبانی یک شرکت یا سازمان برای بحث آزاد درباره‌ی متدهای چابک و ناب تشکیل می‌شود.

هدف این رویداد توانمندسازی شرکت‌کنندگان برای به اشتراک‌گذاشتن تخصص‌شان و مسائل‌شان در حوزه‌ی متدهای چابک و ناب است. در این رویداد شرکت‌کنندگان این فرصت را دارند تا بدون فیلتر، ایده‌های نوآورانه‌شان را با هم مبادله کنند، درباره‌ی تجربیات‌شان به گفتگو بپردازند و مسائل و چالش‌های‌شان را مطرح نمایند. در این رویداد، مشاورین، مربیان و صاحبنظران خبره در مباحث چابکی نیز حضور دارند و در گفتگوها مشارکت می‌نمایند.

رویکرد برگزاری رویداد اجایل‌دِی (Agile Day)، بر اساس تكنیکِ فضای باز است. در چنین رویدادی همه چیز در مورد گفتگو و مکالمه است و نه ارائه. در واقع، این رویداد جلسه‌ای است متعلق به شرکت‌کنندگان. هیچ موضوعی از پیش تعیین نشده است، هیچ سخنران اصلی دعوت نشده است، در عوض، این رویداد با مشارکت شرکت‌کنندگان است که به وجود می‌آید. شرکت‌کنندگان تصمیم می‌گیرند که چه موضوعاتی مورد بحث قرار گیرند و جلسات جداگانه را ترتیب می‌دهند. به عبارت دیگر، تا زمانی که شرکت‌کنندگان این رویداد را ایجاد نکنند، دستور کار ندارد.

تكنیک فضای باز شیوه‌ای بسیار ساده و در عین حال بسیار قدرتمند است كه از آن برای برگزاری هر چه مؤثرتر و خلاقانه‌تر جلسات، همایش‌ها، و یا هر گونه نشست آموزشی/یادگیری دیگر در گروه‌های بین ۵ تا ۲۰۰۰ نفر استفاده می‌شود. بهترین عملكرد این شیوه هنگامی امكان‌پذیر است كه نه تنها پای یک مسأله‌ی مهم و واقعی در میان است و گروهمان نیز از افراد متنوع و علاقه‌مند شكل گرفته است، بلكه مسأله بسیار پیچیده، پرالتهاب و تنش‌زا است و تصمیم‌گیری در مورد آن را هم نمی‌توان به بعد موكول كرد. اغلب، افرادی كه به جلسات تكنیک فضای باز می‌آیند از طریق فراخوان عمومی به جلسه دعوت شده‌اند. این همایشی بدون دستور جلسه‌ی از پیش تعیین شده است و گاه از آن به عنوان یک تنفس چای‌خوری بدون وقفه یاد می‌شود.

افرادی كه با تب و تاب به موضوع علاقه‌مند هستند به محل برگزاری می‌آیند و به صورت دایره دور هم می‌نشینند. بانیان گردهمایی ممكن است چند كلمه‌ای با حاضران صحبت كنند و آنگاه تسهیل‌گر در مدت زمانی كه از ۱۵ دقیقه تجاوز نمی‌كند شرح كار و كلیات دعوت را عنوان می‌كند و توضیح می‌دهد كه گروه‌ها معمولاً به چه صورتی كار می‌كنند. تسهیل‌گر عنوان می‌كند كه هر كس كه تمایل داشته باشد می‌تواند موضوعی یا موضوعاتی را مطرح كند تا در جلسات به بحث گذارده شوند. از شركت‌كنندگان دعوت می‌شود تا به وسط دایره بروند و موضوع پیشنهادی خود را بر روی یک كاغذ بنویسند. از آنها همچنین خواسته می‌شود تا اسم خود را نیز در كنار موضوع بنویسند تا نشانی باشد از اینكه آن‌ها مسؤلیت گرداندن جلسه و همچنین نوشتن گزارش جلسه – در صورتی كه برگزاركنندگان چنین تقاضایی داشته باشند- را بر عهده می‌گیرد. آنگاه فرد موضوع خود را به گروه اعلام می‌كند و آن را بر روی تابلوی اعلانات گروه ثبت می‌كند. بدین صورت، افراد گروه با همكاری هم دستور جلسه‌ی گردهمایی را از طریق نوشتن موضوعات مختلف بر روی تابلو اعلانات تعیین می‌كنند. این تابلو با عنوان «بازارچه‌ی دهكده» كه بالای آن نوشته‌شده شناخته می‌شود و زمان و مكان برگزاری جلسات را هم بر روی كاغذ كوچكی نوشته به آن می‌چسبانند. هر یک از كاغذها بخشی از یک ماتریس زمانی-مكانی هستند كه محل برگزاری و زمان هر یک از جلسات بر روی آن‌ها مشخص شده است. حالا تابلوی گروه تبدیل به «بازارچه دهكده» شده است و شركت‌كنندگان با مراجعه به آن می‌توانند تصمیم بگیرند كه مایل به شركت در كدام یک از جلسات هستند. آنگاه افراد در گروه‌هایی كه موازی با هم برگزار و از درون سازمان‌دهی می‌شوند شروع به كار می‌كنند. افراد گروه خود مدیریت زمان، مكان، و انرژی خود را بر عهده می‌گیرند. ممكن است فردی تصمیم بگیرد برای مدتی به اصطلاحِ فضای باز، «زنبور» جمع باشد كه از یک جلسه به جلسه‌ی دیگر می‌رود و گرده‌ی مكالمات را از یک گروه به گروه دیگر می‌برد. همین طور گاهی برخی از افراد «پروانه‌های» جمع می‌شوند؛ پروانه‌ها دور میز خوراكی‌ها و نوشیدنی‌ها كه همیشه در جلسه‌های فضای باز مهیا هستند، جمع می‌شوند. گاهی اوقات گزارش جلسات – با عنوان «خبرهای داغ»- بر روی یكی از دیوارها نصب می‌شود تا از آنها در بازگشت به گروه بزرگ برای برنامه‌ریزی آینده استفاده شود. در پایان جلسه، افراد گروه بزرگ دوباره در دایره‌ای دور هم می‌نشینند تا نظراتشان را با هم در میان بگذارند، از هم یا بگیرند و یا به هر كار دیگری كه گروه به آن گرایش دارد مشغول شوند.

قانونی كه فضای باز از آن تبعیت می‌كند، قانون «دو پا» است:

«اگر در جایی كه هستید که نه در حال یادگیری هستید و نه با مشاركت‌تان به گروه كمک می‌كنید، از دو پایتان استفاده كنید و به گروه دیگری بپیوندید.»

پرسش این است كه نتیجه‌ای كه از چنین جلسه‌ای به‌دست می‌آوریم چیست؟ نتایج به مدت برگزاری و اهداف گردهم‌آیی بستگی دارد. معمولاً گردهمایی كه 2.5-۲ روز ادامه پیدا كند می‌تواند به نتایج زیر برسد:

  • هر موضوعی كه به نوعی فردی در گروه به آن علاقه داشته، فرصت مطرح‌شدن پیدا می‌كند.
  • همه‌ی موضوعات بنا به تمایل گروه به تفصیل و یا به صورت مختصر به گفتگو گذاشته می‌شوند.
  • از همه‌ی گفتگوها مستندسازی می‌شود تا در اولین نوبت در اختیار افراد قرار گیرد.
  • همه‌ی موضوعات اولویت‌بندی می‌شوند و موضوعات مرتبط به هم پیوند داده می‌شوند.
  • تقسیم مسؤلیت برای گام‌های بعدی صورت می‌گیرد.

معمولاً، بنا به شرایط، جلسه‌ای تا یک هفته بعد از همایش برای ارزیابی برگزار می‌شود. در جلسه‌ی ارزیابی بانی همایش، تسهیلگر، و تیم هماهگ‌كننده دور هم جمع می‌شوند تا نتایج به‌دست آمده را مورد بررسی قرار دهند، در مورد آن هم‌اندیشی كنند، و تصمیم بگیرند چگونه از طرح‌ها و نظرات ارائه‌شده حمایت كنند و درباره‌ی پرسش‌های جدیدی كه در تجربه‌ی اخیرشان به وجود آمده است به تفكر بپردارند. گاه جلسه‌ی ارزیابی دیگری ۴ تا ۶ ماه بعد برای بررسی نتایج بلند مدت تدارک دیده می‌شود.

برخی از فواید بلافصل و بلندمدت فضای باز عبارت‌اند از:

  • بازدهی بالا
  • برداشته شدن موانع سد راه كار مؤثر
  • حل شدن مشكلاتی كه به نظر حل ناشدنی می‌آمدند
  • سطح یادگیری چشم‌گیر
  • توسعه و انتقال توانایی‌های رهبری، مدیریت و گروه‌سازی در سازمان
  • ایجاد چشم‌انداز
  • اجرایی شدن تقریباً صد در صد برنامه‌ریزی‌ها
  • افزایش همكاری در درون و بین سازمان‌ها و اجتماعات
به بالای صفحه بردن